会議の終わりに必要なDTA
IS
私は週の3/4を会議に費やしています。
そんな会社、生産性低すぎやろ！って話は一旦置いておいて、私は会議マイスターを自負しています。
みなさん長い長い会議でそれっぽいことを話したにも関わらず、なにかモヤっとした気持ちになったことはありませんか？
それはもしかしたら、DTAが足りていないのかもしれません。
モヤっとした感情を言語化すると
- んで？結局なんなの？
- あれ、これって結局どうなるんだろう？
- 俺って何かしなくちゃいけないのかな？
と言ったところでしょう。
全員がこの感覚に陥らないために、会議に必要なDTAを提唱します。
DTAってなに？
はじめに結論ですが、DTAとは以下の頭文字です。
D:dicision
T:trigger
A:action
これがなかった会議はただの雑談です。
そもそも会議の目的は？
会議の目的は基本的に
- 情報共有
- 一つの結論を出す
という二つに分類されます。
いずれも共通しているのは、
『結論は何で、次に、いつ、誰が、どうなったら、何をして、どんな結果ならよいのか』
を明確にしなくてはいけないのです。
これがない情報共有だけの会議ならメールや掲示板で済ませれば良いでしょう。その方が時間を無駄にしません。
他方、これ無くして一つの結論を出しても『で？』となってしまいます。
会議の締め
会議の締めにはファシリテーター（進行者）はDTAを明言して終わらなくてはいけません。
dicision
話し合ったことから、一つの結論を導く。
trigger
どうなったら次のアクションをスタートするのか
action
誰が、いつまでに、何をするのか、どんな結果ならよいのか、あるいは悪いのか
これを言語化して初めて会議は意味をなします。
意外と偉い人もできていない
私は大企業に勤めていて、上層部の人たちはたくさんの修羅場を潜っており、高学歴な人たちばかりです。
それでも、会議を進行する上で、DTAを意識できている人は多くありません。
会議ジャックをする私
部長『では、以上で会議を締めますがよろしいですか？』
参加者『・・・・』
私『（まじか・・・）これって、結論は分かったんですけど、じゃあ誰が次に何するんでしょうか？』
部長『A部門が申請書を提出するのがスタートだ。』
A部門長『え？これはB部門の役割では？まずはB部門の手続きが終わらないと我々は作業にはい入れません。』
B部門長『それは想定していなかった。そうするとまず、すでに出している稟議書を部長から承認してもらい・・・』
C部門長『その前に申請書の素案を我々にも共有してほしい。その場合、◯◯のリスクがあるので抜け漏れがあるとまずい』
のように、締めに入るはずが自分の役割とタイミングを確認し合う議論が始まります。
私『（なんのための時間だったんだ？情報共有して結論を出したはいいが、個々が自分の役割とそのタイミングを全く理解できていないではないか）』
もうここからは私がファシリジャックしてしまいます。可愛くない部下ですね。
私『今一度、各部門の役割と、いつまでにやるのと、その起点を時系列で整理しませんか？私の部門の役割がどのタイミングで発生するのかよく理解できていないです。』
自部門の役割と作業発生タイミング、前後工程の結果次第で変わってくる対応予測など、検討しなくてはならないので黙っていられません。
DTAがはっきりしないと迷いが生じる
このように会議にDTAが足りないままおわってしまうと、その後ジョブは進まないか、間違った方向に進んでしまいます。
そして、リカバリーにさらなるタスクを費やし、せっかくの会議が無駄に終わります。
会議は偉い人が隙間を縫って参加するため、非常に調整難であり、時給換算で莫大なコストがかかっています。
会議を無駄にしないためにも、DTAを意識して会議を締めてみてください。
